Quando se trata de abrir uma contabilidade, é essencial ter uma estrutura organizada para garantir o sucesso a longo prazo. E o melhor começo é saber quais são os setores fundamentais para um escritório contábil.

Mesmo que você esteja começando sozinho, ou tenha atribuições em mais de um setor, é importante pensar em como os setores são divididos.

Para quando chegar a hora de crescer, aumentar a equipe, será mais fácil definir como os processos serão implementados. Ou seja, como será a gestão como um todo. 

Neste artigo, vamos falar sobre os setores fundamentais que todo escritório contábil deve ter para ser eficiente.

Setores fundamentais para um escritório contábil de sucesso

Setor Legalização

O Departamento de Legalização, é também chamado de societário. É responsável pela abertura, encerramento e regularização de empresas ou entidades, alterações contratuais, cadastros em órgão competentes, alvarás, certidões e aconselhamento sobre o melhor tipo de empresa para cada caso. 

O setor de legalização lida com a burocracia junto aos órgãos federais, estaduais e municipais, quando o assunto é dar a existência e legalidade jurídica a uma empresa. 

Exemplo disso é inscrição municipal e estadual, qual melhor enquadramento tributário ou porte, emissão de alvarás (sanitário, de funcionamento, dos bombeiros), CNPJ, registros junto a CNES, ANVISA, etc.

É um setor fundamental, porque muitas vezes é o primeiro contato do cliente com o escritório de contabilidade. Então é importante que o contador responsável tenha domínio dessa área para poder passar segurança e orientar o cliente.

Setor Fiscal 

O setor fiscal de uma contabilidade é responsável por fazer o cálculo dos impostos, escrituração das notas emitidas e recebidas e a emissão de declarações, garantindo o cumprimento das obrigações acessórias.

Quando se fala de gestão fiscal e tributária, esse setor é o responsável. 

O setor fiscal tem um papel muito estratégico em qualquer organização. Uma vez que interfere diretamente no planejamento e tomada de decisões das empresas, adequando, otimizando e oxigenando processos que impactam  no caixa do cliente.

Aqui a contabilidade tem um papel consultivo, identificando as oportunidades fiscais e tributárias mais adequadas ao porte, segmento, realidade e planos da empresa.

Uma contabilidade de sucesso entendeu que esse setor deve sempre estar atualizado, pois a legislação muda constantemente, alterando as regras fiscais e tributárias.

Além de ser um setor onde há ótimas oportunidades para contabilidade junto aos clientes.

Pois ao fazer que o cliente cumpra em dia todas as obrigações fiscais, nasce uma relação extremamente importante junto ao Fisco. Diminuindo os problemas em caso de fiscalização e multas pesadas.

Ou ainda, aproveitar benefícios, como créditos fiscais e compensação de impostos que obviamente vão reduzir os custos da empresa, impactando diretamente nos resultados financeiros.

Setor de Departamento Pessoal (DP)

Conhecido também como DP é responsável pela gestão dos funcionários, que vão desde admissão, ponto, horas extras, folha de pagamento, passando por cálculo de férias, décimo terceiro, benefícios, licenças, até atestados médicos e rescisão contratual.

O departamento pessoal é um setor que demanda bastante trabalho e atenção. Pois é essencial para garantir que a segurança jurídica de toda rotina dos funcionários esteja sempre em dia. Mantendo tudo em ordem em relação ao INSS, Ministério do Trabalho, Fundo de garantia do trabalhador e E-social.

Além disso, podemos dizer que o DP tem a capacidade estratégica de evitar pesados passivos trabalhistas.

Vale ressaltar que o Departamento Pessoal é normatizado pelo Ministério do Trabalho, pela CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelos respectivos sindicatos da categoria, através das CCT’s – Convenções coletivas do trabalho.

Obs: Departamento Pessoal não é RH (Recursos Humanos) – São setores completamente diferentes. 

Setor de Contábil

O setor contábil é responsável por fazer os controles e lançamentos contábeis, conciliações bancárias, emissão de balanços e demonstrações contábeis e declarações acessórias. Ou seja, atuar diretamente em todas as movimentações financeiras da empresa. 

Que vão desde a compra e venda de produtos ou serviços, pagamentos de salários, impostos e despesas, locações de imóveis, passando pela aquisição de equipamentos, depreciações e amortizações, transações bancárias, até empréstimos, financiamentos e investimentos.  

É um setor fundamental para a gestão e segurança financeira das empresas. Pois também atua identificando e sanando possíveis intercorrências que possam colocar em risco o patrimônio da empresa.

O setor contábil visa garantir que as empresas estejam sempre em dia com as obrigações junto ao Fisco. Dando legalidade ao processo de cada movimentação e transação realizada.

Setor Comercial 

O setor comercial em uma contabilidade, tem a função de estabelecer estratégias para captar novos clientes. E atuar diretamente com os outros departamentos na manutenção da carteira de clientes ativos. 

Mesmo em uma contabilidade que esteja começando, é muito importante pensar no setor comercial como fundamental para o crescimento. 

“A ação de prospectar novos negócios em vendas é tão essencial para os negócios quanto a função do coração para o corpo humano.”

Claudio Zanuti

A frase é de Claudio Zanuti, um dos grandes especialistas em performance em vendas. E está no seu livro Estado da Arte em Vendas: A Arte da Prospecção, distribuído pela DVS Editora.

Afinal, como os serviços são apresentados, qual a abordagem, qual o fluxo de vendas deve ser adotado, entender o cliente e suas necessidades, saber negociar, quebrar objeções e utilizar tudo isso a seu favor, irão fazer crescer seu escritório contábil.

Por isso é importante pensar o setor comercial de uma contabilidade além das vendas. 

Até porque prospectar clientes, deve estar somado ao gerenciamento e definição de processos e métricas para vender que vão levar em consideração, qual o nicho de atuação, quais são os valores, a missão e a visão da sua contabilidade.

Para poder implementar indicadores e metas de desempenho, manter uma relação próxima ao cliente, treinar e aperfeiçoar a equipe de vendas (ainda que seja só você no começo).

Do que adianta ser extremamente técnico e competente se não consegue transmitir isso para os futuros clientes? 

Setor de TI (Tecnologia da Informação)

O setor de TI em uma contabilidade é responsável por usar a tecnologia para lidar com grande volume de informações das empresas. E principalmente garantir a segurança, a velocidade e o sigilo na transmissão e armazenamento desses dados. Além de ser responsável por automatizar os processos na rotina contábil.

Quando falamos de contabilidade, falamos de segurança da informação. Além disso, não se pode pensar num escritório contábil sem pensar no setor de TI de alguma forma. 

Pode parecer absurdo, mas muitas contabilidades ainda utilizam processos manuais na sua rotina, o que faz gastar muito mais tempo no dia a dia e fragiliza a segurança do processo, pois, a incidência de erros é muito maior. Gerando prejuízos a contabilidade e aos clientes.  

Leticia Rodrigues – Contabilize Mais

É um setor que encontra alguma dificuldade para se implementar, inegavelmente pelo menos por dois motivos.

O primeiro deles é a desimportância dada pelos contadores a esse setor. (Mas isso depois desse artigo não vai mais existir, porque a chave vai virar).

O segundo motivo é algo que também pode ser vencido, se antes de tudo o contador entender a importância da segurança da informação. Com estratégias eficientes e confiáveis, manutenção dos computadores e servidores, garantir a integridade, backup e transmissão segura dos dados.

Tendo desde início, o conhecimento que existirão problemas frequentes. Como na compatibilidade dos sistemas governamentais que passam por atualizações constantes ao invés de criar um modelo padronizado que facilite a vida do contador.

Ter em mente que é muito comum na rotina contábil alguns desafios.

Por isso estar preparado quando houver incompatibilidade de navegadores, problemas no firewall,  na conectividade social, no ECAC e E-Social. Quando erros no Sped fiscal ou contábil surgirem, incidência de vírus, ou problemas no Certificado Digital, travamento de sistema, lentidão na internet. Ou ainda, algum mal funcionamento nos equipamentos como computadores e impressoras.

Me diz, o setor de TI num escritório contábil, mesmo que seja só o contador no começo, deve ou não ser pensado?

Setor Financeiro

O setor financeiro em um escritório contábil é responsável por gerenciar o fluxo de caixa. Ou seja, fazer o controle de pagamentos e recebimentos, para avaliar e planejar a manutenção da saúde financeira da contabilidade.

Contudo, é um setor muito negligenciado pelos contadores, que, frequentemente focam na operação, na parte burocrática, no DP, no Fiscal e não atentam para a gestão financeira da sua contabilidade.

Sabe aquele ditado “Casa de ferreiro, espeto de pau”? Ele se aplica aqui.

Como um contador se diz profissional, se ele foca na análise contábil de seus clientes e não faz o mesmo no seu escritório?

O que reforça a pesquisa do Sebrae, que afirma que 48% das empresas fecham em 3 anos por falta de uma gestão eficiente.  

Nesse sentido, é muito importante a reflexão sobre a importância do setor financeiro, para  analisar os resultados. Se realmente os horários estão dentro da realidade, monitorar a inadimplência e ter uma gestão de cobrança eficaz.

A gestão financeira do escritório contábil é a base para a longevidade, é o que afirma Vinicius Roveda nesse artigo do blog da Conta Azul.

Conhecer o cenário atual da contabilidade possibilita que o contador defina estratégias para otimizar a utilização dos recursos, aumentar os lucros, reduzir despesas e realizar investimentos sustentáveis de forma eficiente.

Setor de Recursos Humanos – (RH)

O Setor de Recursos Humanos em uma contabilidade é responsável pelo recrutamento, seleção, treinamento, bem estar e desenvolvimento dos funcionários.  Além do fomento das relações interpessoais e o incentivo ao potencial individual de cada colaborador, visando criar um ambiente de trabalho produtivo e agradável.

O setor de RH também atua como intermediador em conflitos, acompanha o aumento da diversidade e promove a inclusão de maneira adequada e harmoniosa entre todos os funcionários. Sempre levando em consideração a cultura e os valores da contabilidade.

“O RH deve fazer parte do negócio”. É o que afirma o gerente de RH do Sebrae/SC, Marcondes da Silva Cândido em entrevista ao Portal G1.

Sem dúvida, um escritório contábil, por ser tão técnico, ao saber contratar o funcionário baseado no perfil certo vai fazer total diferença. 

Você sabia que os maiores prejuízos financeiros em uma contabilidade são gerados por pessoas mal treinadas? 

Embora haja uma relação entre o departamento pessoal (DP) e o departamento de recursos humanos (RH), eles são áreas diferentes. 

Outros setores 

Ao passo que, sua contabilidade for crescendo, se posicionando no mercado, se tornando cada vez mais madura, e também se especializando nos nichos que escolher atuar, outros setores poderão se tornar fundamentais para uma melhor gestão do seu escritório contábil.

Obs: De acordo com a expansão, é necessário desmembrar ou subdividir os setores configurados inicialmente.

Alguns exemplos:

Setor de Marketing

O setor de marketing é responsável por aplicar um conjunto de estratégias, (sejam elas digitais ou offline), e com isso promover o escritório e seus serviços para potenciais clientes. Além disso, o setor de marketing também trabalha na fidelização dos clientes existentes e no fortalecimento da marca contábil. 

Obs: Esse setor vai trabalhar em conjunto com o setor comercial.

Setor de planejamento tributário 

Tem como objetivo elaborar estratégias e planejamentos para minimizar a carga tributária das empresas e otimizar a sua gestão financeira.

Alguns dos serviços oferecidos pelo setor de planejamento tributário incluem a elaboração de estudos de viabilidade fiscal, identificação de créditos tributários, planejamento sucessório, análise e planejamento de operações de reorganização societária, entre outros.

Setor de Auditoria

O setor de auditoria é responsável pela análise das demonstrações contábeis dos clientes, garantindo a sua conformidade com as normas contábeis e fiscais. 

Setor de Consultoria

O setor de consultoria é responsável por oferecer orientações estratégicas para os clientes, ajudando a tomar decisões importantes para o seu crescimento e desenvolvimento.

Importância dos setores fundamentais em um escritório contábil

É importante ressaltar que, mesmo que o escritório seja pequeno e não tenha funcionários para todos esses setores, à medida que o escritório cresce, é fundamental ter uma estrutura organizada.

É imprescindível que o contador tenha conhecimento em cada um dos setores, para poder gerenciar o escritório contábil de forma estratégica e tomar decisões importantes e fundamentais para o negócio. 

Organograma para escritório contábil: qual a melhor estrutura organizacional? 

Um organograma é a representação gráfica da estrutura organizacional de uma contabilidade, pois é um instrumento essencial para uma gestão estratégica e entrega de resultados eficientes, ilustrando de forma visual como funciona o escritório e como os cargos se comunicam.

Não importa se seu escritório contábil ainda está na fase de planejamento ou se já está consolidado no mercado, afinal, o organograma é um instrumento essencial, na hora de implantar os setores fundamentais.

Tipos e modelos de organogramas

Organograma vertical

O organograma vertical, também conhecido como hierárquico ou linear, é uma forma de representar visualmente a estrutura hierárquica e os níveis da organização, mostrando a relação entre os líderes e subordinados, conectando cada profissional às suas respectivas funções.

Nessa estrutura, a tomada de decisão é vertical, (por isso tem esse nome), partindo do topo da hierarquia e seguindo uma cadeia de comando bem definida.

Os profissionais que ocupam as camadas mais altas da organização têm maior autonomia em relação aos que estão na base, sendo responsáveis por estabelecer as diretrizes e estratégias a serem seguidas pelos demais colaboradores.

Cada colaborador tem suas próprias funções e responsabilidades dentro da organização, mas deve prestar contas a um superior hierárquico. 

Organograma horizontal

O organograma horizontal, também conhecido como “plano”, apresenta uma estrutura enxuta com poucos níveis hierárquicos, mais focado na informalidade e flexibilidade, visando aprimorar a comunicação interna e garantir uma gestão ágil.

Nessa estrutura, os cargos e funções são posicionados lado a lado, da direita para a esquerda. A fim de permitir que os colaboradores tenham mais autonomia e responsabilidade na tomada de decisões, dispensando a necessidade de muitos gerentes ou coordenadores.

O principal objetivo é destacar a relevância e o poder do trabalho em equipe dentro do escritório de contabilidade, com líderes e subordinados em posições próximas e que os funcionários participem e contribuam com suas próprias ideias.

Dessa forma, o organograma horizontal visa fomentar um ambiente mais colaborativo e dinâmico, que valoriza o trabalho coletivo em prol do sucesso da contabilidade e de seus clientes.

Organograma circular

O organograma circular, que também é chamado de “radial”, tem como característica principal o posicionamento do cargo mais alto no centro, enquanto os demais são dispostos em ordem decrescente ao redor dele. É comum que sejam utilizadas cores para facilitar a visualização e o entendimento da hierarquia e das funções.

Esse tipo de organograma é bastante adotado por empresas modernas, pois permite colocar o cliente no centro da organização e destacar o trabalho colaborativo em equipe.

Em contrapartida ao padrão hierárquico, ele apresenta uma configuração mais inclusiva, reduzindo as distâncias entre os cargos.

O organograma circular é uma alternativa interessante para facilitar a comunicação e mostrar onde cada colaborador se encaixa na organização. 

Além disso, ele contribui para o planejamento, pois os líderes têm uma visualização mais clara de onde alocar recursos e de quando aumentar ou reduzir a equipe.

Setores fundamentais para um escritório contábil: Reflexão

Em resumo, o escritório contábil deve contar com setores fundamentais para garantir a estruturação e eficiência das atividades contábeis.

Cada setor tem uma função específica e é fundamental que o empresário contábil tenha conhecimento em cada um deles para gerenciar o escritório de forma estratégica e tomar decisões importantes para o negócio.

Além disso, é importante que o escritório esteja sempre atualizado com as mudanças na legislação e tecnologia para garantir a eficiência operacional e a satisfação do cliente.